必須!開業・独立・起業のためのコピー機選び

コピー機の使い方や導入方法などよくある疑問・質問に回答!

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複合機(コピー機)の基本機能は以下の4つの機能になります。
カタログなどでは【4in1(4つの機能が1つの機械に複合)】と表現されています。

  • プリント(プリンター)機能
  • コピー機能
  • スキャン(スキャナー)機能
  • FAX機能

それぞれに関連した便利な機能に関する疑問や質問にQ&A形式で回答させていただきます!

また、本当に必要!?新オフィスへのコピー機導入のメリットとデメリットの中でご紹介した、ネットワーク対応や様々なアプリケーションの連携といった便利機能についてもご紹介します。

プリント(プリンター)・コピーに関する便利機能

複数の原稿を1ページにまとめて印刷できますか?

「ページ集約」「2in1/4in1」といった名前で多くの複合機(コピー機)に搭載されている機能です。
会議用の資料などを1/2や1/4に減らすことができます。両面印刷を併用すればさらに半分に! コスト削減に大きく貢献する機能です。

各メーカーのページ

※すべての複合機(コピー機)にこの機能が搭載されているわけではありません。
■キヤノン(Canon)
原稿を1ページにまとめる(ページ集約) 参考ページ
■シャープ(SHARP)
2in1/4in1 参考ページ

ページの多い会議用書類を人数分コピーする機能はありますか?

「(電子)ソート」機能を使えば、1回のスキャンで必要な部数を出力するので、業務時間を効率的に使えます。

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出典:シャープ(SHARP)

「(電子)ソート」に似た機能として「グループ」があります。
これは、A・B・C・D・Eという5種類の原稿を、A10枚、B10枚…という風に各ページごとにまとめて出力する機能です。

各メーカーのページ

※すべての複合機(コピー機)にこの機能が搭載されているわけではありません。
■キヤノン(Canon)
ソート/グループで仕上げる 参考ページ
■富士ゼロックス
電子ソートについて教えてください。 参考ページ

印刷したものにページ番号や日付などをつけられますか?

「ページ印字」「部数印字」「スタンプ」「日付印字」といった機能を搭載しています。

また、「地紋印字」機能を使用すると、出力した原稿をコピーした際に【コピー禁止】といった文字が浮かび上がり、情報漏えいを抑止します。

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出典:シャープ(SHARP)

さらに、「追跡情報印字プリント」機能を使って印字した内容とジョブログを紐づけることで情報の追跡ができます。

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出典:シャープ(SHARP)

各メーカーのページ

※すべての複合機(コピー機)にこの機能が搭載されているわけではありません。
■キヤノン(Canon)
印字をつけてコピーする 参考ページ
■シャープ(SHARP)
機密文書の情報流出を防止したい。 参考ページ
追跡情報印字プリント 参考ページ
■リコー(RICOH)
ページ印字 参考ページ

複合機(コピー機)で製本が可能ですか?

印刷した用紙を重ね合わせて、中央で二つ折りしにして製本し小冊子を作る機能を「製本」といいます。

メーカーによって「製本コピー」「ブック複製」「ブックコピー」といった名前が付いています。

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出典:富士ゼロックス

さらに「とじしろ」を設けたり、厚紙の「表紙(裏表紙)」を付けられる複合機(コピー機)も登場しています。

各メーカーのページ

※すべての複合機(コピー機)にこの機能が搭載されているわけではありません。
■キヤノン(Canon)
製本する 参考ページ
■シャープ(SHARP)
カタログ等を見やすいように元の冊子のようにコピーしたい。 参考ページ
■富士ゼロックス
小冊子を作る 参考ページ

無線LANでの印刷は可能ですか?

無線LANに対応した機種なら可能です。
簡単な設定で接続が可能な機種のほか、オプションで機能を追加できる機種もあるので、販売業者に確認してください。
無線LAN対応機であれば、スマホやタブレットからの印刷が可能となり、業務の効率化に一役買ってくれます。

中古複合機(コピー機)については、流通している機種の多くが3~5年ほど前の製品のため、ほとんどが対応していないと思われます。

他のジョブよりも先にコピーや印刷したい時はどうすればいいですか?

「割り込みコピー」や「優先印刷」という機能を使えば可能です。
名称はメーカーによって異なりますが、同じような機能がほとんどの複合機(コピー機)に搭載されています。

各メーカーのページ

※すべての複合機(コピー機)にこの機能が搭載されているわけではありません。
■キヤノン
ジョブを割り込ませる 参考ページ
■リコー
印刷している途中に割り込んで印刷する方法について知りたい。 参考ページ
■富士ゼロックス
プリント中にコピーをとりたい場合、またはコピー中にプリントしたい場合など、割り込みはできますか? 参考ページ

ホッチキス留めまで複合機(コピー機)がやってくれますか?

「ステープル」機能を搭載した機種であれば可能です。ただ、ほとんどの場合は「フィニッシャー」と呼ばれる装置が必要です。
価格などについては販売業者に確認してください。

各メーカーのページ

※すべての複合機(コピー機)にこの機能が搭載されているわけではありません。
■キヤノン(Canon)
ホチキスで仕上げる 参考ページ
■シャープ(SHARP)
中とじ印刷 参考ページ

スキャン(スキャナー)に関する便利機能

スキャン(スキャナー)機能を使うと保守料金にカウントされますか?

複合機(コピー機)導入後のアフターフォローをする保守契約のひとつにカウンター保守があり、印刷した枚数によって料金が変わります。

しかし、スキャンだけであれば保守料金にカウントされることはありません。

スキャン(スキャナー)機能を使うためには、最初にソフトのインストールが必要ですが、基本的にメーカーが無料で配布していますので、導入にも費用は発生しないので安心です。

大量の文書を整理する機能はありますか?

スキャン(スキャナー)機能使えば、大量の文書をPDFファイルなどにデータ化して保存することができます。
さらに、「OCR機能」を使えばスキャンしたデータをMicrosoft Word、Excel、PowerPoint、一太郎ファイルといった編集や加工ができるデータに変換できます。

「OCR機能」は、最初から複合機(コピー機)に搭載している機種のほか、接続するコンピュータにアプリケーションをインストールするなど、メーカーによって様々ですので、メーカーや販売業者に確認してください。

キヤノンでは【ScanToOffice Pro】というアプリケーションをインストールする方式を採用しています。
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出典:キャノン(CANNON)

FAXに関する便利機能

受信したFAXの内容をパソコンやスマホやタブレットで見られますか?

「ファクス受信データの転送」「メール転送」「クラウド転送」といった機能を搭載した複合機(コピー機)であれば可能です。

スキャンしたデータの形式(種類)は

  • PDF
  • TIFF
  • JPEG

が一般的です。オプションで他の形式を選べる機種もあります。

各メーカーのページ

※すべての複合機(コピー機)にこの機能が搭載されているわけではありません。
■キヤノン(Canon)
ファクス転送をする方法 参考ページ
■シャープ(SHARP)
ファクス受信データをパソコンに転送するには? 参考ページ
■富士ゼロックス
受信したファクスを、添付ファイルでメール転送したいのですが、可能でしょうか。 参考ページ

インターネットファックスとは何ですか?

インターネットを経由してファックスを送受信する機能です。
若干の設定は必要ですが、電話回線を使わないため、通信費をゼロにできるというメリットがあります。

原稿はTIFF(ティフ)という形式の画像ファイルで送信され、受信側の複合機(コピー機)がこれまでのFAXのように出力まで行う、という設定も可能ですので、電話回線を使ったファックスと同じ感覚で受け取れます。

■キヤノン(Cannon)
インターネットファクスを使う(Iファクス) 参考ページ
■シャープ(SHARP)
全国の支店と毎日行われるFAXのやりとり、通信費を抑えたい。 参考ページ
■富士ゼロックス
ファクス「インターネットファクス」 参考ページ

その他の便利機能

複合機(コピー機)にセキュリティ機能にはどんなものがありますか?

個人情報や機密文書の情報漏えい防止など、セキュリティに対する意識は年々高まっています。
起業を目指している方であれば、会社の信用を一気に失ってしまうこうした問題が起こってしまう前にしっかりと対策をしておきたいと思われることでしょう。
ニュースでよく遭遇する、会社の偉い人によるお詫び会見を見れば、平社員でもゾッとしてしまいます(笑)。

そうした要望を受けて、新しい複合機(コピー機)の多くには以下のようなセキュリティ機能が搭載されています。

ただ、機種によっては別売りのセキュリティキットやソフトなどの購入が必要な場合があるので、販売業者に確認してください。

電子データの暗号化
複合機(コピー機)内部のハードディスクやメモリーに保存する際に暗号化

データの自動消去
コピーやプリントを行った後や、FAXやスキャンしたデータの送信後に自動的にデータを消去

個人情報やハードディスクの初期化
リース完了時などに複合機(コピー機)に保存された電話番号といったジョブデータやメモリーボックスに蓄えられた画像データなどを一気に削除。工場出荷時の状態に戻す

ICカード認証
ICカードによる認証で、勝手に複合機(コピー機)を使わせない

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出典:シャープ(SHARP)

不正コピー抑止
「ドキュメントコントロール機能」「地紋印字機能」「セキュリティ・ウォーターマーク機能」などで、機密文書などを出力する際、不正コピー防止のためのデータを埋め込む

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