必須!開業・独立・起業のためのコピー機選び

見積り、注文から設置まで。コピー機導入の流れと費用まとめ

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開設や独立、起業に合わせて複合機(コピー機)を導入する際に注意したいのがスケジューリングです。
開業・独立・起業などでは、複合機(コピー機)をはじめとするOA機器の搬入や電話回線工事などをオフィス(事務所)の開設と同時に行うことも少なくありません。

これらにズレが生じると、「オフィスは開設したのに業務がスタートできない!」ということも起こりえます。

また、すべての準備を同時に行うことで配線などがスムーズにできるというメリットもあります。
複合機(コピー機)やビジネスフォンなどの配線は床の下や壁の中、天井などを通すことが多いからです。

配線

ここでは、複合機(コピー機)導入のスケジュールとその期間、さらに導入に必要な費用についてご説明します。

まずは見積り依頼!複合機(コピー機)導入までの流れ

複合機(コピー機)を導入するまでの流れは以下の通りです。

STEP1 業者選び
STEP2 問い合わせ・見積り依頼
STEP3 見積り受取・業者比較・決定
STEP4 契約
STEP5 搬入・設置工事

複合機(コピー機)に限った特別なSTEPはありませんが、何よりも複合機(コピー機)は安い買い物ではありません。
導入後に後悔することがないように、バタバタと機種や販売業者を決めるのではなく、しっかりとスケジュールを組んで比較・検討するようにしましょう。

また、精密機械である複合機(コピー機)は、少しの振動などが故障の原因となります。
STEP5の搬入・設置工事は専門知識が必要な作業ですので、信頼できる業者を見つけることが重要です。
見積りの金額だけで選ぶことは避けましょう。

業者選びについては、開業・独立・起業を支援してくれるコピー機販売業者選びのポイントを参照してください。

一括見積りサイトの注意点

複合機(コピー機)の見積りを入手する方法として、一括見積りサイトの利用があります。
これは、サイト経由で問い合わせをすると、複数の複合機(コピー機)販売業者から見積りが届くシステムです。

複数の業者から見積りを取り寄せる相見積りは、複合機(コピー機)選びにおいて大変重要なことなのですが、一括見積りサイトの利用には注意点があります。

それは、一括見積りサイトに登録している業者からしか見積りが届かないということです。

サイトに登録している中には、対応エリアを限定している業者も多く、必ずしもユーザーの所在地と合致するとは限りません。

一括見積りサイト経由で見積りをもらった業者については、まず対応エリアを確認するようにしましょう。

また、全国展開をしている複合機(コピー機)販売業者のほとんどは自社サイトを運営しており、こうした一括見積りサイトには登録していません。
一括見積りサイトはあくまでもひとつの手段として上手に利用しましょう。

一括見積りサイトの活用法

一括見積りサイトでは、見積りを依頼する際に希望する機種について以下のような質問に答える必要があります。

  • コピー機のタイプ(カラーかモノクロかなど)
  • 希望のメーカー
  • 希望の機種名
  • 印刷したい用紙サイズ
  • 1ヵ月のコピー枚数
  • 必要な機能(スキャナー機能、FAX機能など)
  • MAC対応が必要か
  • 両面コピーが必要か
  • オフィスのLAN配線の状況
  • 希望の契約形式
  • 設置場所(会社の住所)

もちろん「分からない」という回答もアリです。

ただ、一括見積りサイトに限らず、複合機(コピー機)の見積りを出してもらうためにはこうした項目に対する希望を伝える必要があるということです。

可能であれば、見積り依頼の前に内容を精査しておくことをおすすめします。

見積り内容を比較・検討する際のチェックポイントはこの2つ!

取り寄せた見積りを比較・検討する際、チェックすべきポイントは以下の2点です。

  • イニシャルコスト(本体価格+設置工事費)
  • ランニングコスト(導入後に必要な月額費用)

つい「どの業者が安いのか」という視点で、複合機(コピー機)の本体価格だけを比べてしまいがちですが、それだけではトラブルの原因となりかねません。
もし、複合機(コピー機)本体は格安だったとしても、導入後のランニングコストが高額では意味がありません。
事業計画なども考慮し、導入後のランニングコストもしっかりと確認しましょう。

そのためには、支払い方法などについて販売業者に質問することもあるでしょう。
実は比較・検討する際にもっともチェックすべきポイントは、こうした質問をした時の業者の対応と言えます。

販売業者とは複合機(コピー機)導入後もサポートなどで長く付き合っていく可能性が高いからです。

複合機(コピー機)導入のイニシャルコスト(初期費用)について

【イニシャルコスト】とは、新しく事業を始めたり、新しく機械や設備などを導入する際に、それらが稼働するまでに必要な費用のことです。初期費用と訳されることもあります。
複合機(コピー機)導入の場合のイニシャルコストは、機種の本体価格と、複合機(コピー機)を設置するために必要な工事費となります。

複合機(コピー機)本体の支払い方法は3種類

一般的に、複合機(コピー機)本体の購入方法には、以下の3つの選択肢があります。

  • 現金一括
  • 分割払い(クレジット)
  • リース契約

注意したいのは、3番目の【リース契約】は、新品の複合機(コピー機)購入時にのみ選ぶことができるということです。
中古の複合機(コピー機)の購入では使えません。

また、【分割払い】や【リース契約】は、複合機(コピー機)の稼働前ではなく、稼働後(設置後)に毎月の支払いが発生しますので、正確にはイニシャルコストは0円ということになります。
見積りに記載されている本体価格は、ほとんどの場合【現金一括】で購入した場合の金額が記載されています。

しかし、その金額と【分割払い(クレジット)】や【リース契約】で実際に支払う総額は違うことを知っておきましょう。

【分割払い(クレジット)】と【リース契約】はまったく違う!

意外と混同している方が多いのですが、【分割払い(クレジット)】と【リース契約】には大きな差異があります。

【分割払い(クレジット)】では、購入した製品は完済後に契約者の所有物となりますが、【リース契約】では完済しても製品の所有権はリース会社にあるため、リース期間が終了すると返却しなければいけません。
この点が【分割払い(クレジット)】と【リース契約】の大きな違いです。

100万円の複合機(コピー機)で支払い額をシミュレーション

100万円の複合機(コピー機)の導入を想定して、支払い金額を算出すると以下のようになります。

■現金一括の場合
支払い額=もちろん100万円

■分割払い(クレジット)の場合(例/24回払い・実質年率14.5%)
月々の支払い額=48,200円
完済時(2年後)の支払い総額=1,157,976円

■リース契約の場合(例/5年リース・利率2.0%)
月々の支払い額=100万円×0.02(2%)=20,000円
完済時(5年後)の支払い総額=1,200,000円

つまり、リース契約では、100万円の複合機(コピー機)を最終的に120万円で購入することになります。
この数字だけを見ると、【リース契約】は損をするというイメージ持ってしまうかもしれません。

7割以上のオフィスが採用している【リース契約】のメリットとデメリット

しかし、新品の複合機(コピー機)を導入しているオフィスのほとんどが【リース契約】を利用しています。
ある調査によると、7割以上の事業所が【リース契約】で複合機(コピー機)を導入しているという報告もあります。

特に新たに事業を始めようとしている方にとって、【リース契約】はイニシャルコスト(初期費用)が抑えられるという大きなメリットがあります。

以下に【リース契約】のメリットとデメリットをまとめてみました。

リース契約のメリット

1. 初期費用(イニシャルコスト)が0円!
さきほども書きましたが、リース契約では複合機(コピー機)設置後に支払いが開始されます。そのため、開業や起業時に高額の購入資金を用意する必要がありません。

2. 毎月の支払額が一定
月々のリース料金は一定ですので、事業計画が立てやすいというメリットがあります。

3. 毎月の支払額を経費として処理できる
毎月支払うリース料金は、税務上で認められたリース期間であれば、全額を経費として処理することが可能です。
また、リース期間を複合機(コピー機)の法定耐用年数である5年よりも短く設定できるので、償却期間を短くすることができます。

さらに、複合機(コピー機)をリース契約で使用すれば、固定資産に計上されないため、財務比率を悪化させないというメリットがあります。

4. 導入のための手続きが少なくて済む
複合機(コピー機)を現金一括で購入した場合は、

  • 償却事務
  • 税の申告
  • 保険の手続き

といった事務処理が発生します。
リース契約ではこういった事務処理をリース会社に任せられます。

5. 契約がスピーディ
リースの契約の審査は銀行などへの借り入れなどに比べるとかなり簡略化されており、手続きも迅速です。

6. 環境関連法制への対応も必要なし
廃棄物処理法や薬事法といった環境関連法制への対応もリース会社が行うので、ユーザーが対応する必要がありません。

リース契約のデメリット

1. 中途解約ができない
リース契約を結ぶ際にまず注意したいのが、中途解約ができないという点です。
もし中途解約をせざるを得ない状況となれば、残っているリース料金を一括で支払わなければいけません。

何かあれば解約すればいい、と軽い気持ちで契約するのは非常に危険です。

2. 所有権を得られない
導入した複合機(コピー機)の所有権はリース会社にあります。
そのため、リース期間が終了すると、基本的には複合機(コピー機)をリース会社に返却することになります。

そのため、リース期間終了時には、

  • 同じ機器を継続して使用する再リース
  • 新しい機器を対象としたリース契約を結ぶ
  • 一括購入やローンで新しい機器を購入する

といった検討が必要になります。

また、所有権がなく、リース会社に借りているという状態ですので、リース期間中に勝手に転売するようなことはできないので注意しましょう。

3. 支払い総額が本体価格よりも高額になる
前述のとおり、【リース契約】では固定資産税や保険料、金利や手数料などが本体価格に加算されるため、完済時の支払い総額は本体価格よりも高くなります。

4. 審査に通らない可能性もある
リース契約を結ぶためには、リース会社に会社に関する書類を提出して、審査を通過しなければなりません。

リース会社は会社の業績などを総合的に判断して審査の可否を決定します。
そのため、起業や開業したばかりの会社はリース契約ができないのでは?と思っている方が多いようです。

しかし、それは間違いです。

リース契約で複合機(コピー機)を導入している開業間もない企業はたくさんあります。むしろ、社歴が長くても業績不振が続いているような会社の方が通りにくいという話も聞きます。

いざ開業!という時にリースの本審査に通らなかったために複合機(コピー機)が使えないという事態を避けるため、本審査の前に与信審査を受けることをおすすめします。
与信審査の依頼は無料ですので、販売業者に相談してみてください。

これは本審査においても同じことが言えますが、リース会社によって審査内容は違います。1社から断られからといってあきらめる必要はありません。
複数のリース会社に審査を依頼することは一般的なことです。

5. 中古の複合機(コピー機)では利用できない
【リース契約】は中古製品では利用できません。
中古製品は新品に比べると安価ですが、やはり【一括購入】では高額の支払いが発生します。
【分割払い(クレジット)】を選べば、リース契約同様にイニシャルコストを抑えることができます。

月々の支払額を決めるリース料率の相場は?

リース料率の相場は以下となっています。

リース期間5年 リース期間6年 リース期間7年
1.9%前後 1.6%前後 1.45%前後

このリース料率は、あなたの契約する会社の経営状況によって変動しますので、あくまでも目安としてください。
また、リース料率はリース契約のための審査を通過してから提示されます。

印刷スピードによって変わる!複合機(コピー機)の相場

複合機(コピー機)の本体価格相場

売れ筋のコピー機はこれ!おすすめの機種とその選び方でも書きましたが、複合機の価格は、年式と印刷スピード(印刷量)によって大きく変わります。

印刷速度別に新品&中古複合機(コピー機)の相場を表にまとめてみました。
当然ながら、販売業者によって価格は変わりますし、キャンペーンなどで大きく値引きされることもあります。

あくまで目安としてですが、オフィスに合った機種選びの参考にしてください。

新品複合機(コピー機)の相場

月間印刷枚数500枚未満
本体価格相場 30~40万円
リース料金相場 6,000~8,000円
印刷スピード 10~19枚/分
月間印刷枚数500枚以上
本体価格相場 35~50万円
リース料金相場 7,000~10,000円
印刷スピード 20~29枚/分
月間印刷枚数1,000枚以上
本体価格相場 45~60万円
リース料金相場 9,000~12,000円
印刷スピード 30~39枚/分
月間印刷枚数2,000枚以上
本体価格相場 60~75万円
リース料金相場 12,000~15,000円
印刷スピード 40~49枚/分
月間印刷枚数3,000枚以上
本体価格相場 70~100万円
リース料金相場 14,000~20,000円
印刷スピード 50~59枚/分

※表の【リース料金相場】は、リース料率2%で計算しています。

中古複合機(コピー機)の相場

月間印刷枚数500枚未満
本体価格相場 5~10万円
印刷スピード 10~19枚/分
月間印刷枚数500枚以上
本体価格相場 10~25万円
印刷スピード 20~29枚/分
月間印刷枚数1,000枚以上
本体価格相場 15~30万円
印刷スピード 30~39枚/分
月間印刷枚数2,000枚以上
本体価格相場 25~40万円
印刷スピード 40~49枚/分
月間印刷枚数3,000枚以上
本体価格相場 30~45万円
印刷スピード 50~59枚/分

当然ながら、中古製品は新品に比べると手頃な金額となっています。
まずは中古製品を導入して、事業が軌道に乗ってから買い替えるという選択肢もあるのではないでしょうか。

中古製品はキャンペーンなどを狙えば、驚きの低価格で購入することもあるので、販売業者のウェブサイトなどは要チェックです。

また、開業支援サービスを行っている業者もいますので、気軽に問い合わせてみてもいいと思います。基本的に複合機(コピー機)販売業者への相談や交渉は無料で受けてもらえます。

開業・独立・起業を支援してくれるコピー機販売業者選びのポイント
売れ筋のコピー機はこれ!おすすめの機種とその選び方
もぜひご覧ください。

スケジュール管理も重要!設置工事費の相場

状況によっては追加料金もありえる?!工事費(設置費)の相場

精密機械である複合機(コピー機)の搬入・設置・設定はほとんどの場合、専門業者が行います。
100キロを超えることもある複合機(コピー機)を運ぶには、写真のように肩に布製のベルトをかけ、2人以上で慎重に運ぶ必要があるからです。

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そして、搬入・設置費用の相場は15,000円~が一般的です。

ただ、

  • 複合機(コピー機)の大きさ
  • オフィスがビルの何階にあるか
  • 搬入するためにエレベーターを使えるか
  • 搬入・設置を行う時間帯

といった条件によって変わりますので、販売業者に確認してください。

オフィスはもちろん電話回線やコンピュータの準備状況に合わせて搬入・設置を!

複合機(コピー機)は、搬入・設置をして電源を入れればすぐに使えるというわけではありません。
電話回線やオフィスのコンピュータに接続し、各種の設定が必要になります。

もし、複合機(コピー機)への電話回線の接続やコンピュータなどの設定を搬入業者にお願いする場合は、搬入する時点で電話回線やコンピュータの用意ができていないといけません。
販売業者との打ち合わせの中でしっかりとスケジュールを確認しておきましょう。

ランニングコストこそ見積り比較の重要ポイント

見積りを比較する場合、どうしても複合機(コピー機)の本体価格に目を奪われがちですが、実はランニングコストこそ目を皿のようにしてチェックすべきポイントです。
…というのも、複合機(コピー機)は消耗品が多く、維持費がかさむ機器だからです。

導入後の消耗品

  • 紙代
  • トナー(インク)代
  • 紙づまりや故障の際の修理代(出張費、部品代、作業費など)

たくさんの印刷をするオフィスであれば、多くの紙やトナー(インク)が必要になることは想像できると思います。

また、複合機(コピー機)の修理代は、部品の交換などが発生すると10万円を超えることもザラにあるのです。

修理代まで無料!業界では最もメジャーなカウンター保守とは?

複合機(コピー機)の見積もりには、ほぼ100%の確率で【保守契約】という項目があると思います。

【保守契約】とは、複合機(コピー機)導入後に定期的なメンテナンスを行う契約のことで、新品の複合機(コピー機)を購入する際は加入が必須となっています。
中古製品の場合は任意ですが、なんらかの保守契約に加入しておくことをおすすめします。

保守契約の種類

  • カウンター保守
  • キット保守
  • スポット保守

この中でもっともポピュラーなのが【カウンター保守】です。

複合機(コピー機)を使っているオフィスの8割以上はこの【カウンター保守】を結んでいるという報告があるほどメジャーな契約で、OA業界では「複合機(コピー機)の保守契約」と言えば【カウンター保守】のことを指すと言っても過言ではありません。

【カウンター保守】は、基本料金に毎月印刷(出力)した枚数に応じた使用料(カウンター料金)の合計額を毎月支払うことで、トナー代やメンテナンス費、修理代が無料になるシステムです。
あまり一般的ではありませんが、業者によっては紙代もカウンター保守料金に含まれる場合があります。
業者に事前確認しておくようにしましょう。

【カウンター保守】のメリットとデメリットをまとめてみました。

カウンター保守の
メリット
・修理費が無料なので突然の支払いがない
・保守料金にトナー代も含まれている
・一ヶ月に印刷した枚数が多いほど1枚あたりの単価を抑えられる
・毎月の保守料金がある程度予想できるので支払い管理がしやすい
カウンター保守の
デメリット
・大量に印刷をすると保守料金が高くなる
・印刷枚数が極端に少ないと割高になる

カウンター保守の料金相場

カウンター保守料金の基本料金の相場は2,000円~です。
ただ、料金は業者によって異なりますので、事前に確認してください。

そして、カウンター料金の相場が以下になります。
この1枚あたりの印刷単価格は、購入時に決定し、以後変わることはありません。

カウンター料金相場

月間印刷枚数500枚未満
モノクロ 3.0~8.0円/1枚
カラー 20~30円/1枚
印刷スピード 10~19枚/分
月間印刷枚数500枚以上
モノクロ 2.0~3.5円/1枚
カラー 20~25円/1枚
印刷スピード 20~29枚/分
月間印刷枚数1,000枚以上
モノクロ 1.8~3.0円/1枚
カラー 18~22円/1枚
月間印刷枚数2,000枚以上
モノクロ 1.5~2.0円/1枚
カラー 15~20円/1枚
印刷スピード 40~49枚/分
月間印刷枚数3,000枚以上
モノクロ 1.0~1.5円/1枚
カラー 10~15円/1枚
印刷スピード 50~59枚/分

例えば、モノクロ2.0円・カラー20円という印刷単価の契約で、ある月の印刷枚数がモノクロ100枚・カラー500枚だった場合は、以下のようになります。

基本料金 2000円
カウンター料金 2.0円×100枚+20円×500枚=10,200円
カウンター保守料金 2,000円+10,200円=12,200円

このカウンター保守料金が複合機(コピー機)のランニングコストとなります。

【カウンター保守】にはトナー代と修理・メンテナンス費が含まれていますので、ランニングコストとして考えられるのは以下になります。

  • 紙代(まれに保守料金に含まれる業者もあり)
  • 電気代

保守料金とリース料金はまったくの別物

毎月支払うということで混同している人が多いのですが、保守料金とリース料金はまったくの別物です。

  • 保守料金 …消耗品の交換や故障時の修理費などに対応するメンテナンス費
  • リース料金…複合機(コピー機)本体の支払い

つまり、複合機(コピー機)のランニングコストは

保守料金+リース料金+紙代+電気代

となります。

導入前には、販売業者にカウンター保守の印刷単価を聞いた上で、ランニングコストを算出し、毎月どれくらいの費用がかかるのかを計算しましょう。

まとめ

  • 複合機(コピー機)は決して安い買い物ではない。バタバタと見積りの金額だけで決めるのは危険
  • 一括見積りサイトは万能ではない。上手に活用しよう
  • 見積りでチェックすべきは「イニシャルコスト」と「ランニングコスト」。しかし、一番のポイントは「業者の対応」
  • 本体の購入方法は3種類。新品購入では【リース契約】の利用が多い
  • ランニングコストは保守契約で設定される印刷単価×印刷枚数で決まる

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