必須!開業・独立・起業のためのコピー機選び

本当に必要!?新オフィスへのコピー機導入のメリットとデメリット

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開業・独立・起業の準備って大変ですよね。まずオフィスはどこにしようか?会社の登記はどのようにするんだろう?とわくわくしながらも考えることはたくさん。

そして、準備すべき物もたくさんあります。そこでぜひ最初に用意しておいたほうがいい機械が「複合機(コピー機)」です!

今まで印刷が必要な時はプリンター使っていたし、わざわざコピー機を買わなくても…と思っていませんか?

そんなあなたにわざわざコピー機を用意する理由、メリットをご紹介します。
また、機種によってはデメリットも出てきますので、一緒にデメリットまで確認していきましょう!

複合機(コピー機)とは?家庭用プリンターとの違いとは

家庭用のプリンターは持ってらっしゃる方も多いと思います。
ちょっとしたドキュメントをプリントアウトしたり、年賀状を作成して印刷したり、家庭内で使うには十分のプリンターですよね。

家庭用のプリンターをそのまま使おうと考えれられていたところかもしれませんが、複合機(コピー機)とプリンターの違いって何か分かりますか?
違いを理解し、これからの業務や会社がめざす形態を見据えて選んでいきましょう。

コピー機とは?複合機と一緒?

コピー機は複合機とも呼ばれますが、厳密に言えば、コピー機は原稿をスキャンし、複写するという目的の機能のみが備わった機械になります。
一方複合機と呼ばれるものは、コピー機能の他、FAX機能、スキャン機能、プリンター機能などが備わった、多機能な機械のことであり、「コピー機」と「複合機」は別物なのです。

コピー機 複合機
・原稿をスキャン
・模写
・原稿をスキャン
・模写
・FAX機能
・スキャン機能
・プリンター機能

しかし、現在はコピー機能のみのコピー機よりも、多機能な複合機のほうが一般的に使われていることが多く、「複合機」と「コピー機」は同じ位置づけになっており、呼び方も特に分けていない場合が多いです。

結論、複合機・コピー機は「コピー機能」「FAX機能」「スキャン機能」「プリンター機能」などの複数の機能が複合し、1台に集約されたものになります。

プリンターとは?

パソコンで作成したデータを印刷する機能が備わっている、プリント出力を専門とした機械のことです。
そのため、コンパクトでデスク上などに置いて使用するタイプになります。機能は限定されてはいるものの導入費用が抑えられ、待機電力や消費電力が少ないところがメリットと言えるでしょう。

また、印刷だけではなくスキャン機能がついているものもありますが、それは一般的に家庭用複合機と呼ばれているもので、プリンターとは別物になります。

コピー機導入のメリット

万歳をする男性

コピー機とプリンターの違いが分かったところで、いよいよコピー機を導入するメリットとは何かを説明していきます!

1. 機器の購入費がトータルで安くなる

起業するとなると、単なるプリンターの機能だけでなく、お客さん・取引先とのやり取りでFAXをつかったり、書類をスキャンして保管したりと、いろんな機能が必要になってきます。
それぞれの機器を購入していると費用もかさみ、メンテナンスもそれぞれ行わないといけません。

その分の費用や手間を考えても、複数機能を備えているコピー機1台を最初に用意しておくといいでしょう。

2. 省スペースで狭いオフィスにも設置OK

プリンター、スキャナー、FAXなど必要な専用機器をそれぞれ用意するよりは、1台で収まるコピー機は明らかに省スペース設計であり、独立したての狭いオフィスにも無理なく設置できます。
実際にオフィスに置くようなコピー機はコンビニコピー機の一回り小さいサイズがよく選ばれています。

また、もっとコンパクトなのがいいという場合は卓上タイプのコピー機もあるのでスモールオフィスでも問題なく導入可能です。

3. 生産性UP!

オフィスを開業したり、起業したりすると印刷するだけでも今まで個人で行っていた印刷枚数よりも多くなります。自分で資料を作成したり、カタログを作ったりと、印刷する回数も増え、部数も大きく変ります。
起業したての忙しいときは印刷速度の速いコピー機をうまく使うと生産性があがることは言うまでもありません。

また、印刷速度だけでなく、ネットワーク対応や様々なアプリケーションの連携など、便利機能も豊富で業務効率UPも期待できますよ。

4. TCOの削減になる!

TCOとは、コンピューターの初期導入費用から維持・管理にかかわるすべてのコストのことです。コピー機には機能別に管理レポートやどれだけ使ったか(印刷したか)を表示してくれるカウンター表示の機能を備えている機種もあり、利用状況を把握しやすくなっています。

また、一ヶ月に何枚までと利用制限できるものもあり、節約にも繋がります。

5. ランニングコストの削減になる!

それぞれ機能の専用機器を使うとなるとその分メンテナンス・保守が必要になります。また、インクやドラムなどの消耗品も同じようにそれぞれ必要になってきます。
それらが1台分で済むので、手間もコストも削減できます。

さらに、電気代や通信費も1台分で済むのでそれぞれの機器を起動させるよりは大幅に削減できるのです。

6. いろんな印刷をオフィスで完結!早くてコストも削減

コピー機でできることはたくさん!普通の印刷から、名刺やハガキの作成、封筒への印字やPOP作成など。

機種によってはオプションが必要なものもありますが、外注するよりも安くて簡単、早くできるので訴求力のあるチラシやPOPを作る事ができます。

コピー機導入のデメリット

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コピー機はメリットばかりのようですが、メリットが反転してデメリットになることもありますので注意しましょう!

  • どれか1つの機能が故障して修理に出す場合、修理期間他の機能もすべて使えなくなる
  • スキャナーやプリンターなどの専用機よりも一つ一つの性能が劣る機種もある
  • さまざまな機器を用意するよりはトータルコストが安くなるが、コピー機1台が高価なので初期費用が高い

以上のようなデメリットも出てきますが、保守による定期的なメンテナンスを受けて故障を回避したり、初期費用が高額になるのが気になる場合はリース契約もあります。

起業する際はほかの什器などにも費用がかかってしますので、なるべく初期費用を抑えれるようにとリース契約を結ぶ方や、中古コピー機を買う方がほとんどです。

知って得するコピー機の便利機能

まだまだ知りたいコピー機を導入するメリット。コピー機にはこんなことまでできるのか!と知るだけでコピー機の必要性を感じてしまいます。

知っておくとコピー機を存分に活用できる、便利機能をいくつかご紹介します。

名刺管理が簡単に!

起業・独立したばかりの頃は、まず自身のこと、自分の会社のことを知ってもらい人脈を広げることが大事です。

大事なビジネスに繋がるきっかけでもある名刺。必要なときに探し出せない…、うっかり無くしてしまったということがないようにしっかり管理しておきましょう。

大量の名刺情報をスキャンしてデータ化し管理できるアプリを提供している機種があります。Excelのようにキレイにデータ化され、名刺画像を並べて表示してくれるので探し出すときも簡単です。

また、管理できるだけではなく活用することももちろんできます。
Excel形式に出力して住所録を作成できたり、年賀状ソフトなどのファイル形式に出力できたり、名刺の情報をスキャンするだけで様々なことができるのです。

社員が増えても安心!マイナンバーの提出が簡単に

起業して忙しくなってくるとアルバイトや従業員が必要になってくる時がきます。
そんな時に忘れてはいけないのがマイナンバーの収集です。
取り扱いが厳しいマイナンバーは収集にも手間がかかってしまいます。

コピー機にはオプションで「らくらくマイナンバー対応システム」と連携させ、スキャンするだけでマイナンバーの本人確認から収集、そして提出までできる機能があります。
スキャンされたマイナンバーの情報はパスワード付きのZIPファイルとして提出できます。
直接マイナンバー記載のカードや本人確認書類を預かる必要もなく、提出されたZIPファイルを管理するだけ。

従業員のマイナンバーを管理しないといけない社長さんまたは担当者の負担も軽くなります。
また、紙での保管を金庫で行っているという会社は多いですが、紙だと不正コピーされても気づくことができないのでリスク管理が大変になります。

マイナンバーの情報漏洩を防ぐためにも、コピー機での収集はオススメです。

コピー機で翻訳!複数言語に対応!

外国語の資料が読めなくて困った事はありませんか?海外と取引をしたい、商品を輸出入したい、外国の商品を使用したいが説明書が読めない…そんな時に使えるサービスがなんとコピー機にあるのです!

コピー機の翻訳サービスはクラウドサービスが中心になります。スキャンした文書はクラウド上で自動的に翻訳され、その結果をメールで返送してくれるサービスです。
紙文書だけでなく、電子文書もWEBブラウザーからアップロードするだけで翻訳してくれます。
さらにスゴイのが、元文書のレイアウトはそのままで翻訳結果が届くということ!どこにどんなことが書いてあったか把握しやすいですよね。

この翻訳サービス、英語だけでなはいのです!このサービスは各メーカーから出ているものにはなりますが、なかには9ヶ国語に対応したサービスもあります。
いまやビジネスの相手は簡単に世界中に広がります。言葉の壁を感じさせない翻訳サービスは利用する価値がありますね!

まとめ

  • コピー機と複合機は厳密に言うと別物だが、現在は同じ意味である
  • コピー機は、「コピー機能」「FAX機能」「スキャン機能」「プリンター機能」などの機能を複合させた機械のこと
  • 開業・起業・独立する場合、コピー機は最初に導入していたほうが、業務効率化にも繋がりそれぞれ専用機器(スキャナーなど)を導入するよりもトータルコストが安くなる

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